(33/08) BD, SVJ a ochrana osobních údajů.
Jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů
30.7.2008, Mgr. Martin Doleček, Zdroj: Verlag Dashöfer
Vlastník a správce domu (např. bytové družstvo) disponuje osobními údaji o nájemcích jednotlivých bytových jednotek, resp. členech družstva. Pokud tyto údaje zpracovává v rozsahu nutném pro správu domu, nemusí mít souhlas těchto osob. K využití nad tento rámec (zveřejnění evidence dlužníků, jmen osob v domě bydlících…) musí být registrován u ÚOOÚ.
Základní přehled:
- § při činnosti vlastníka či správce domu dochází ke zpracování osobních údajů, a to přinejmenším osobních údajů členů družstva (pokud je vlastníkem družstvo) a nájemců či uživatelů jednotlivých bytů,
- § pokud vlastník zpracovává osobní údaje (např. o svých členech či nájemcích) pouze v nezbytném rozsahu nutném pro řádnou správu domu, nevyžaduje takový postup registraci u Úřadu pro ochranu osobních údajů ani povinnost zajistit si souhlas subjektů údajů (tedy členů družstva či nájemců bytů) s takovým zpracováním,
- § pokud však vlastník či správce hodlá zpracovávat i další osobní údaje (např. údaje o osobách bydlících v domě a podobně) či pokud osobní údaje hodlá zpracovávat nad rámec účelu, pro které je oprávněn tyto údaje zpracovávat přímo ze zákona (např. pokud hodlá zveřejnit v domě evidenci dlužníků, evidenci osob v domě bydlících a podobně), je nezbytná registrace vlastníka či správce domu (podle toho, který z nich takovou evidenci sám pro sebe vede) jako správce osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Dále je vyžadován souhlas subjektů údajů s takovým zpracováním,
- § zvláštním typem zpracování osobních údajů, ke kterému v praxi dochází, je využití kamerových systémů s ukládáním záznamů z nich. Při použití kamerových systémů se záznamem je třeba splnit řadu zákonných povinností, zejména se registrovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Pokud dochází pouze k průběžnému sledování prostor bez ukládání záznamu, o zpracování osobních údajů nejde a registrace není vyžadována.
Význam ÚOOÚ
Jakkoliv si toho vlastníci nemovitostí či jejich správci nejsou v praxi často vůbec vědomi, dochází při jejich činnosti obvykle ke zpracování osobních údajů, a to přinejmenším ve vztahu k fyzickým osobám (např. nájemcům jednotlivých bytů, vlastníkům jednotek, členům družstva, podílovým spoluvlastníkům nemovitosti a podobně). Jak bude blíže popsáno níže, z hlediska příslušného zákona (jímž je zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů) je při zpracování osobních údajů třeba rozlišovat mezi zpracováním, k němuž je správce údajů oprávněn ze zákona, a zpracováním, k němuž je třeba získat souhlas osob, kterých se osobní údaj týká.
Co je osobní údaj a jeho zpracování
Aby bylo možné vymezit povinnosti vlastníků a dalších osob v této oblasti, je především třeba uvést, co je vlastně osobním údajem, resp. jeho zpracováním. Pod tento termín je možné zahrnout prakticky veškeré shromažďování a využívání osobních údajů o fyzických osobách, pokud lze takto zpracovávané údaje přiřadit ke konkrétním osobám.
Příklad:
V praxi může poměrně často docházet například k tomu, že je vedena detailní evidence všech osob bydlících v domě, a to včetně jejich adres, dat narození a podobně. I vedení takové evidence je zpracováním osobních údajů.
Zpracováním osobních údajů se rozumí nejen vedení písemných záznamů o fyzických osobách, ale například i záznamů obrazových.
Příklad:
Ke zpracování osobních údajů dochází i tehdy, pokud vlastník či správce instaluje ve společných prostorách domu kamery za účelem eliminace vandalství či krádeží, a záznamy z takových kamer následně uchovává. I takový postup je zpracováním osobních údajů osob, které byly takto natočeny.
Rozdělení zpracování osobních údajů
Jak bylo výše uvedeno, zákon rozeznává dva typy zpracování osobních údajů - zpracování, k němuž je správce údajů oprávněn ze zákona (a není tedy třeba registrace u ÚOOÚ či souhlasu subjektu údajů) a zpracování, pro které jednoznačná zákonná opora není.
Zpracování nevyžadující registraci
Podle zákona o ochraně osobních údajů platí, že registrace ani splnění dalších podmínek není třeba, pokud ke zpracování osobních údajů dochází v nezbytně nutném rozsahu za účelem správy domu, za účelem plnění povinností ze smluvních vztahů se subjektem údajů (např. z nájemní smlouvy) či za jiným zákonným účelem. Vlastník domu tak může vést evidenci svých členů nezbytnou ke správě domu. Taková evidence nepochybně může zahrnovat jméno, příjmení, bydliště a datum narození člena družstva (v případě družstevních bytů), identifikaci nájemce jeho jménem, příjmením, bydlištěm a datem narození (v případě evidence nájemníků), informace o povinnostech uvedených osob ve vztahu k družstvu či pronajímateli a stavu plnění těchto povinností a podobně. Pokud tedy vlastník či správce eviduje o uvedených osobách pouze tyto a podobné informace, nemusí se registrovat u ÚOOÚ ani plnit další zákonné povinnosti.
Pramen: http://www.stavebniklub.cz/?sekce=4&uroven=7&cid=195485&PHPSESSID=771b07efb4bdcf11560b91ab68c624c1